Kako je digitalizacija pripomogla k arhiviranju poslovnih dokumentov?

Kakor že kar vsi vemo, je potrebno poslovne dokumente shranjevati za kar nekaj časa. Odvisno je od vrste dokumenta, njegove pomembnosti in zakonodajne ureditve. Seveda je s prihodom digitalizacije v podjetjih postalo lažje. Ampak kako pa je potem pripomogla digitalizacija k arhiviranju? 

 

arhiviranje poslovnih dokumentov

Arhiviranje poslovnih dokumentov

 

argument na sliko 3 alineje why 

 

 

Pomen digitalizacije na arhiviranje poslovnih dokumentov 

Prihod digitalizacije je popolnoma spremenil način shranjevanja poslovnih dokumentov. In ne, ni spremenila samo način arhiviranj, ampak je digitalizacija imela tudi velik vpliv na spremembo poslovanja samega podjetja. 

 

Pričnimo prvotno s pojmom arhiviranje. Kaj sploh je arhiviranje dokumentov?

Arhiviranje dokumentov je shranjevanje pomembne dokumentacije, ki je potrebna za poslovanje podjetja, za nek določen čas. 

 

Kaj sploh je digitalizacija? 

Digitalizacija je pretvorba analognih podatkov v digitalne. Čisto preprosta definicija in tudi sliši se celoten proces, da je preprost. Vendar ni. Je daljši proces, saj je potrebno vse dokumente ročno vnesti v digitalni oblak. 

 

Z uvajanjem digitalizacije se je veliko spremenilo, še posebno se je olajšalo arhiviranje poslovnih dokumentov. 

 

Kako pa je vplivala digitalizacija na arhiviranje? 

Imela je zelo velik vpliv. Pred implementacijo digitalizacije, se je arhiviranje izvajalo ročno. Torej: 

  • vsi dokumenti so bili fizično shranjeni v nekih mapah
  • mape in fascikli so bili klasificirani po določenih kriterijih (leto, vrst adokumenta, mesec, itd.)
  • zavzemali so veliko prostora, ko se je pričelo nabirati vedno več papirjev 
  • iskanje dokumentov, ki so v tistem trenutki bili ponovno potrebni, je vzelo lahko veliko časa
  • lahko je prišlo do izgube dokumentov, založitve le teh, tudi napačno izpolnjeni dokumenti so lahko bili, ter kot zadnje – starejši dokumenti so lahko zbledeli in se njihova vsebina ni več videla tako dobro
  • printanje dokumentov je porabilo veliko papirja, prišlo je lahko tudi do pomanjkanja papirja za printanje vseh teh dokumentov in tako se je čas izvajanja tega še podaljšal
  • posledično je zaradi take količine dela prišlo do nezadovoljstva tako strank kakor zaposlenih, ki so to delo opravljali 

 

Ko so podjetja pričela z digitalizacijo arhiviranja dokumentov se je celoten proces le teh zelo olajšal. Na začetku digitalizacije je trajalo nekaj časa, saj je bilo potrebno skozi vse dokumente in jih evidentirati v digitalnem oblaku ter si prvotno postaviti načrt digitalizacije in evidentiranja. 

 

Katere so prednosti digitalizacije shranjevanja dokumentov?

V zgornjem poglavju smo govorili o pomenu digitalizacije arhiviranja poslovnih dokumentov in smo tudi našteli kakšne so bile slabosti klasičnega arhiviranja dokumentov.

 

Sedaj pa se usmerimo na prednosti, ki jih je digitalizacija prinesla za shranjevanje dokumentov: 

  1. Evidentiranje dokumentov 

Dokumenti so se z digitalizacijo pričeli evidentirati na enostavnejši način. Prvotno so bili po fasciklih in razporejeni po celotni pisarni. Sedaj pa z digitalizacijo so dokumenti evidentirani vsi skupaj na enem sistemu in vsi dokumenti so shranjeni pod isto kategorijo skupaj. Niso več ločeni kot na primer: pogodbe nabave, 2016, maj 01 – maj 12 (če je bilo teh pogodb veliko). Vsi dokumenti so sedaj pod okriljem enega evidentiranja, kar neizmerno olajša delo zaposlenega, ki to evidentira. 

 

  1. Iskanje dokumentov 

Neizmerno se je olajšalo tudi iskanje dokumentov. Sedaj, ko so vsi dokumenti shranjeni na istem sistemu, je njihovo iskanje zelo preprosto. Samo napiše se dokument, ki se ga išče ozrimo potrebuje takrat (na primer: pogodba št. 225) in se takoj že prikaže na ekranu. V samo parih sekundah so vsi dokumenti lahko v vaših rokah. 

 

  1. Boljše za okolje 

Ker se je z digitalizacijo shranjevanja dokumentov posledično zmanjšala poraba papirja, smo tako tudi bolj ekološko osveščeni in smo na dobri poti brezpapirnega poslovanja. Postopoma lahko tudi tako svoje podjetje podjetje popeljete v popolnoma brezpapirno poslovanje za varovanje našega okolja. 

 

  1. Zadovoljstvo strank in zaposlenih 

Pred implementiranjem digitalizacije,se je delo kar kupičilo z ukvarjanjem arhiviranja dokumentacije. Tako je prišlo do prenasičenosti del aza zaposlene in posledično je prišlo do nezadovoljstva delavcev in tako tudi do nezadovoljstva strank. Z digitalizacijo shranjevanja dokumentov se je olajšalo delo za zaposlene, tako so bili boljše volje, postali so bolj zadovoljni in posledično so tako tudi vplivali na zadovoljstvo strank.

 

Kot je razvidno iz zgoraj naštetih točk, je prednosti digitalizacije shranjevanja dokumentov veliko in veliko dobrega doprinesejo v poslovanje podjetja. 

 

Arhiviranje potnih nalogov 

In smo prišli do našega zadnjega poglavja:  Arhiviranje potnih nalogov. Predno skočimo v temo najprej predstavimo kaj sploh so potni nalogi.

 

Potni nalogi so uradne listine, kjer je zabeleženo:

  • koliko časa je zaposleni bil na poslovni poti
  • kam je zaposleni odšel na poslovno pot 
  • katero prevozno sredstvo je bilo uporabljeno za poslovno pot, ali več prevoznih sredstev (letalo, osebni avto, službeni avto, ladja, trajekt)
  • če je bilo poslovno potovanje daljše: naslov nastanitve in čas bivanja v določeni nastanitvi 
  • kalkulacija stroškov, ki so nastali med poslovnim potovanjem 
  • ter seveda odobritev poslovne poti in podpis zaposlenega ter osebe, ki je potni nalog potrdila 

 

Potne naloge je po zakonu potrebno shranjevati zaradi evidence in poslovanja podjetja. Tako zakon tudi določa, da so potni nalogi v skladu z zakonom pravilno izpolnjeni. Če so nepopolno ali nepravilno izpolnjeni postanejo neveljavni in lahko posledično ob najdbi kršitve pristojni organi oglobijo podjetje. 

 

Arhiviranje potnih nalogov je pomemben del poslovanja. Zakaj? Saj se tako dokazuje, da je zaposleni res bil na poslovnem potovanju v takrat zabeleženem času in podatki niso ponarejeni. 

 

Z digitalizacijo in informacijskimi sistemi je sedaj arhiviranje potnih nalogov zelo olajšano. Prvotno so bili shranjeni v veliko različnih fasciklih, kjer je bilo tveganje izgube teh papirjev ali pa tudi napačna klasifikacija le-teh. Sedaj pa se s sistemom ODOS to vse olajšalo. Na sistemu ODOS se shranjujejo na enem sistemu. Sedaj so na dosegu roke in brez kakršnih koli papirjev – torej zmanjša se število napak pri izpolnjevanju potnih nalogov ter prepreči se izguba teh potnih nalogov. 

 

SKLEP

Naše vprašanje je bilo: Kako je digitalizacija pripomogla k arhiviranju poslovnih dokumentov? Pridobili smo odgovor, da je digitalizacija zelo pripomogla. Olajšala je njegovo evidentiranje, zmanjšala je število napak pri shranjevanju in preprečila je izgubo arhiviranih dokumentov. 

 

S pomočjo programa ODOS, se je olajšal celotni proces digitalizacije arhiviranj dokumentov.. Ne samo arhiviranj ampak vseh procesov, ki se izvajajo v posameznih podjetjih in organizacijah.